Genau geregelte Freigabeprozesse. Klare Vergaberichtlinien. Rechtssichere Verträge. Schon innerhalb der Ausbildung lernen Mitarbeitende des Frankfurter Palmengartens die Grundlagen der Zusammenarbeit mit externen Fachkräften. Ihre Beauftragung, die häufig durch Ausschreibungen zustande kommt, hilft Kapazitäten zu erweitern oder kurzfristig die eigene Expertise zu ergänzen.
”Wir sind als städtische Institution in einer glücklichen Lage. Es besteht ein großes Interesse, mit uns zusammenzuarbeiten. Gemäß Hessischer Vergaberichtlinie können wir Aufträge direkt vergeben oder im Rahmen von Vergabeverfahren. Das hat für uns ganz klare ökonomische Vorteile.
Dr. Katja Heubach, Direktorin Palmengarten Frankfurt am Main
HANZA BMK professional electronics gehört als Teil der schwedischen HANZA Gruppe zu Europas größtem börsenorientierten Auftragsfertiger und beauftragt Freelancer:innen ebenfalls direkt. Das Unternehmen aus Augsburg, das auf die Bereiche Electronic Engineering und Electronic Manufacturing Services (EMS) spezialisiert ist, bezieht unabhängige Expert:innen planvoll ein.
”Ergänzende Fachkompetenz, vorübergehende Lückenschließung, neue Perspektiven. Unsere Branche ändert sich so schnell, dass wir gerne Externe kurzfristig reinholen - etwa, um mit ihrer Unterstützung völlig neue Bereiche aufzubauen.
Susanne Gujber, Leitung Einkauf, BMK professional electronics
Der Verhaltenskodex von BMK umfasst externe Fachkräfte. Zugriffsberechtigungen sind eindeutig geregelt. Personal- und Rechtsabteilung stehen beim Onboardingprozess zur Seite. Der Verzicht auf Mittler hat neben der finanziellen Komponente einen qualitativen Vorteil, Beziehungspflege. Denn letztendlich unterscheiden sich Freelancer:innen nicht von Teilelieferanten. Sie sind Teil eines starken Netzwerks, das für den Erfolg eines Unternehmens elementar ist.
Soweit. So einfach können Freelancer:innen und Auftraggeber:innen ihre Partnerschaft gestalten. Doch das Schreckgespenst Scheinselbstständigkeit vereitelt Chancen auf Fortschritt. Trotz des Fachkräftemangels und davonlaufender Konkurrenz gibt es allerlei Vorbehalte gegenüber unabhängigen Expert:innen. Und auch dort, wo sie überwunden wurden, besteht gelegentlich Bedarf an Unterstützung. Manche Unternehmen wissen schlicht nicht, wo sie geeignete Freelancer:innen finden. Andere wachsen wiederum so schnell und haben so komplexe Compliancerichtlinien, dass sie ohne versierte Hilfe von außen nur mühsam vorankämen. In diesen und anderen Fällen helfen Vermittlungsunternehmen.
SCRIBERS[HUB], Vermittlung von Kommunikationsprofis
Sabine Fäth gründete SCRIBERS[HUB] 2016. Damals brachten Plattformen wie MyHammer und Parship bereits erfolgreich und aus völlig unterschiedlichen Gründen Menschen zusammen. Ursprünglich war das Unternehmen als ein dem Zeitgeist entsprechender digitaler Marktplatz gedacht. Das Feedback der Kund:innen veränderte den Fokus: „Ich weiß gar nicht, wie ich suchen soll. Eigentlich fehlt mir auch die Zeit dafür. Könnten Sie das für uns machen?“ Heute ist SCRIBERS[HUB] eine serviceorientierte Vermittlung mit Herz, Hirn und Haltung. Aber ohne Sternebewertungen.
”Wir verkaufen schließlich keine Schuhe. Wir haben mit Menschen zu tun.
Sabine Fäth, Gründerin SCRIBERS[HUB]
In einem klar definierten Bewerbungsprozess wählt das Team Freelancer:innen aus. Nicht alle schaffen es sofort in den Pool. Dann berät SCRIBERS[HUB] hinsichtlich der notwendigen Qualifikationen. Eine gut gepflegte Datenbank bildet die Basis für eine gezielte Suche. Die Profile der Expert:innen sind nach außen hin nicht sichtbar.
Kunden suchen bei SCRIBERS[HUB] Spezialist:innen, die sie selbst auf dem freien Markt ad-hoc nicht finden. Das Team prüft Anforderungen, stellt unrealistische Erwartungen infrage und liefert innerhalb von 24 Stunden. Diese prompte Leistung ist nur möglich, weil Sabine Fäth von Anfang an auf Betreuung, Beratung und Befähigung für beide Seiten gesetzt hat und beide Parteien in ihre Dienstleistung vertrauen.
Eine offene Kommunikation garantiert nachhaltige Ergebnisse. Das bedeutet manchmal, den Status quo zu hinterfragen. Glaubt ein Unternehmen fehlende Kompetenzen nur durch Festangestellte abdecken zu können, findet aber keine geeigneten Kandidat:innen, stellt SCRIBERS[HUB] freie Mitarbeitende als Option vor. Diese Option ebnet insbesondere KMUs neue Wege. Sabine Fäth ist überzeugt: Clevere Unternehmen binden nicht all ihre Ressourcen. Sie bauen einen Pool an Freelancer:innen auf, die flexibel einspringen.
ARTES, Personalberatung für die Bau- und Immobilienbranche
Wie SCRIBERS[HUB] ist ARTES eine Boutique-Beratung. Der Fokus des Teams liegt nicht auf einer bestimmten Kompetenz, sondern einer Branche, dem Bau- und Immobiliensektor. Diese Spezialisierung bringt einen sehr guten Überblick über den Markt mit sich, sowohl, was das Rollenverständnis angeht als auch die Dynamiken. ARTES begleitet Unternehmen und Expert:innen über viele Jahre hinweg. Zeit für persönliche Treffen und ein vertrauensvolles Verhältnis versteht das Unternehmen als lohnendes Investment. ARTES sieht sich als Gegenpol zu Selbstbedienungsplattformen, als Fünfsternehotel im Vergleich zu einer Motel-Kette mit Check-in-Automaten.
Das Unternehmen stellt auf seiner Website eine anonymisierte Datenbank zur Verfügung. Die Vermittlung erfolgt direkt durch das Team und wird nicht prozentual vom Tagessatz der unabhängigen Expert:innen berechnet. Daher spielt die Höhe des Honorars für den Umsatz von ARTES keine Rolle. Preise von Freelancer:innen müssen nicht nach unten gedrückt werden. Der Kunde bekommt eine transparente Preisstruktur – für das Team eine logische Herangehensweise. Seine Dienstleistung ändert sich nicht, nur weil eine Person zum Beispiel mehr Reisekosten verlangt.
Ansprechpartner:innen auf Kundenseite sind bei allen Vermittlern in erster Linie Führungskräfte in der Fachabteilung. Personalabteilung und Einkauf kommen als Sparringspartner hinzu. Steffi Floß, die das Interim Management bei ARTES verantwortet, sieht das Bewusstsein um die Vorteile von unabhängigen Expert:innen insgesamt wachsen. Sie bestätigt, dass die Einstellung gegenüber Externen stark durch persönliche Wahrnehmungen und Erfahrungen gefärbt ist. Manche Ansprechpartner:innen fühlen sich in ihrer Rolle bedroht. Sie fürchten, man spräche ihnen Kompetenzen ab. Andere wissen, dass sie von Externen das ehrlichere Feedback bekommen, denn die sind emotional nicht eingebunden.
”Um das volle Potenzial der Zusammenarbeit mit Freelancer:innen ausschöpfen zu können, braucht es zunächst einmal die Offenheit, überhaupt mit ihnen in Kontakt zu treten. Meine Aufgabe ist es, Vorbehalten und möglichen Ängsten entgegenzuwirken und die Vorteile zu präsentieren.
Steffi Floß, ARTES, Director Interim Management
Hays, Internationaler Generalist für Festanstellung, Arbeitnehmerüberlassung, Contracting
Internationale Unternehmen wie Hays folgen dem Gesetz der großen Zahlen. Sie decken zahlreiche Branchen, Fachbereiche und Formen der Kooperation ab. Auftraggeber:innen bekommen von ihnen eine einzige Kontaktperson sowie Skalierbarkeit nach den eigenen Compliancerichtlinien und regulatorischen Vorgaben, im Bankenumfeld etwa von der BaFin.
Prozesse und Kosten werden in Konzernen stets durchoptimiert, weshalb Freelancer:innen vor Ort nicht immer die erste Wahl sind.
”Freelancer:innen konkurrieren bisweilen mit dem Outsourcing ganzer Abteilungen in andere Länder.
Carl-Justin Schröfel, Key Account Manager | Banking Contracting, Hays
Weltlage und Abhängigkeiten ändern sich jedoch schnell. Etliche Unternehmen haben inzwischen erkannt, dass sie ohne lokale Expertise, die umgehend geliefert wird, nicht auskommen. Hays bietet Freelancer:innen eine Gelegenheit, mit ihnen Projekte umzusetzen. Die Zahlungsziele vereinbaren Expert:innen entsprechend mit Hays, was für Verlässlichkeit und Kontinuität sorgt.
Das Unternehmen hat innerhalb jeder Branche eine klare Zuordnung von Aufgaben. Carl-Justin Schröfel ist Key Account Manager im Bereich Banking Contracting, das heißt im Bereich Sales; er berät Auftraggeber:innen. Seine Kolleg:innen aus dem Bereich Recruiting suchen passende Freelancer:innen. Kommt ein Projekt zustande, betreuen wiederum Projektmanager:innen den Ablauf. Diese Aufteilung ermöglicht einen dezidierten Service für alle Beteiligten.
Neben eigenen Datenbanken setzt Hays auf die Suche von Kandidat:innen über Plattformen wie freelance.de oder freelancermap. Diese Marktplätze ermöglichen den Zugriff auf aktuelle Profile. Sie schaffen Sichtbarkeit für das Gesamtangebot und stellen weniger bekannte Unternehmen (Wer hat schon von der Raiffeisenbank Gammesfeld gehört?) über die allseits bekannte Marke Hays vor. Darüber lassen sich Projekte besser einordnen.
freelancermap, eine unabhängige Projektplattform für Freelancer:innen
freelancermap ist eine unabhängige Plattform, auf der sich Auftraggeber:innen und unabhängige Fachkräfte direkt begegnen können. Mit ca. 2000 neuen Freelancer:innen-Profilen pro Monat gilt sie als eines der reichweitenstärksten Portale in Deutschland. Ein Großteil der Expert:innen kommt, bedingt durch den ursprünglichen Schwerpunkt der Plattform, aus dem IT-Bereich. Die Diversifizierungsrate steigt indessen kontinuierlich. Etwa ein Achtel des Angebots machen Positionen in Arbeitnehmerüberlassung aus. Eine Form der Beauftragung, die einige Selbstständige als Beweis dafür sehen, dass sie immer noch als Störfaktor im System betrachtet werden. Unternehmen klammern sich an Bekanntes, statt Potenziale zu nutzen, die der Wirtschaftslage entsprechen.
”Würde sich etwas an dem Statusfeststellungsverfahren ändern, hätte das einen wahnsinnig positiven Einfluss auf den Markt.
Thomas Maas, Geschäftsführer, freelancermap
freelancermap entscheidet sich bewusst dafür, diese Angebote zuzulassen. Das schafft Transparenz auf dem Markt und hilft Lücken auf dem Konto zu füllen, die eine ignorante Politik hinterlässt. Bisher trauen sich nur wenige Firmen, die Freelancer:innen einsetzen möchten, die Plattform im Self-Service zu nutzen. Vielerorts fehlt das notwendige Know-how. Stattdessen nutzen viele Recruiting- und Vermittlungsunternehmen freelancermap als zusätzlichen Kanal.
Für Expert:innen, die Vermittler ohnehin als Absatzweg nutzen, heißt das, sie müssen ihr Profil nur einmal hochladen und nicht bei etlichen Anbietern einzeln. Sichtbarkeit und Zugriff auf die öffentlich verfügbaren Profile erhöhen sich mit einem kostenpflichtigen Abonnement. Eine Vermittlungsgebühr gibt es nicht.
Trotz Digitalisierung und künstlicher Intelligenz stellt Ghosting im Bereich Recruiting ein sehr großes Problem dar. Diesem unprofessionellen und respektlosen Umgang mit Fachkräften, versucht die Plattform entgegenzuwirken – mithilfe von Statusupdates, die informieren, dass ein Projekt anderweitig vergeben wurde. Ein Knopfdruck und die Nachricht erreicht alle Interessent:innen, die nicht infrage kommen. Sämtliche Teams von freelancermap arbeiten mindestens einmal im Jahr mit unabhängigen Expert:innen zusammen. Das garantiert einen Blick über den eigenen Tellerrand. Neue Perspektiven dienen als Grundlage für Innovationen.
Außerdem befragt freelancermap Selbstständige jährlich zur allgemeinen Lage und veröffentlicht die Ergebnisse in seinem Freelancer-Kompass. Gemeinsam mit Wettbewerbern veranstaltet das Unternehmen die größte Konferenz für Freelancer:innen, „Freelance Unlocked“.
Warum wird auf Plattformen dasselbe Projekt von mehreren Anbietern präsentiert?
Unternehmen beauftragen nicht selten verschiedene Recruiter, die dann im selben Pool von Expert:innen fischen.
Ungenutzte Potenziale
Als Covid weltweit die Wirtschaft zum Innehalten zwang, merkten Unternehmen, dass sie nicht die Menschen bekommen, die sie brauchen, um ihre Ziele zu erreichen. Also öffneten sie sich neuen Ideen. Eine von ihnen war Total Workforce Management. Dieser Ansatz umfasst die Koordination aller Menschen, die ein Unternehmen nach vorne bringen, unabhängige Expert:innen inklusive. Kurz glaubten interessierte Beobachter:innen, frischer Wind wehe durch die verkapselten Führungsetagen. Aber sobald alles funktioniert wie früher, vergeht die Lust auf Veränderungen. Mentalität und Unternehmenskultur bleiben aus Bequemlichkeit in einem anderen Jahrhundert stecken. Mythen halten sich hartnäckig.
”In vielen Unternehmen existiert der Mythos der gesteigerten Rechtssicherheit, wenn sie einen Vertrag über Vermittler abschließen.
Sebastian Stricker, External Workforce Experte
Sebastian Stricker optimiert Einkaufs- und Personal-Management-Prozesse. Eine strategische Herangehensweise bei der Kooperation mit externen Expert:innen findet er nur selten vor. Häufig spalten Silos großartige Möglichkeiten in kleinstmögliche Wahrscheinlichkeiten. Dass Vermittlungsunternehmen Rechtssicherheit als Verkaufsargument nutzen, kann er gut nachvollziehen. Nicht alle Unternehmen wollen sich mit dem Thema befassen. Nicht alle haben Zeit und Ressourcen, Verträge auszuarbeiten, die eine solide Grundlage schaffen. Er attestiert deutschen Unternehmen jede Menge verschenkte Potenziale
Tipps für den An- und Verkauf von Freelance-Dienstleistungen über Vermittler
Freelancer:innen haben etliche Möglichkeiten, ihre Dienstleistungen zu vermarkten. Ob sie Vermittlungsunternehmen nutzen und welche, hängt von ihrer persönlichen Zielsetzung ab.
- Will ich mit Unternehmen zusammenarbeiten, die ich auf anderen Wegen nicht erreiche?
- Bin ich auf eine bestimmte Branche spezialisiert, in der sich bisher versteckte Chancen eröffnen könnten?
- Habe ich Kompetenzen, die vorwiegend über Vermittler angefragt werden?
- Möchte ich Kund:innen ohne die Einbeziehung Dritter akquirieren?
Unternehmen müssen für sich ebenfalls festlegen, wie sie an kompetente Freelancer:innen kommen.
- Wie viele Freelancer:innen suche ich?
Welche? - Setze ich in erster Linie auf eigene Netzwerke?
- Wer macht intern die strategische und administrative Arbeit?
- Brauche ich eine einzige Person als Anlaufstelle, die alle Arten der Zusammenarbeit abdeckt?
Vermittler können dazu beitragen, dass unabhängige Expert:innen und Unternehmen zueinander finden und gewinnbringende Partnerschaften eingehen. Auf dem äußerst vielfältigen Markt ist Platz für Boutique-Beratungen, die ein nachhaltiges und intensives Beziehungsmanagement zu beiden Seiten pflegen, genauso wie für Generalisten, die alle Sparten abdecken, und Selbstbedienungsplattformen mit allen Arten von Modellen. Gleichermaßen lohnt es sich, eigene Pools und Plattformen zu schaffen.
Für Unternehmen ist es höchste Zeit, sich neu zu orientieren und Veränderungen willkommen zu heißen.
Wie starte ich die Zusammenarbeit mit Freelancer:innen?
Wie kann ich sie verbessern? Wir helfen Dir, eine nachhaltige Partnerschaft aufzubauen und stehen Dir als Sparringspartner:innen zur Verfügung.